기업 내 AX(인공지능 전환) 추진 타당성 검토 - 관리 관점

재 국내에서는 정부 차원의 전폭적인 지원으로 AX 관련 사업이 활발하게 추진되고 있다.
Industry 4.0 또는 DX, 스마트팩토리 등으로 진행되던 '전환'이 이제는 인공지능으로까지 확대된 모양새다.
현재 다양한 요인으로 우리나라 중소제조기업들이 어려움에 직면해 있는 듯 하다. 이건 지난 시기 도입하지 못했던 DX 등으로 인한 문제가 아닌 것은 자명하지만, 중요 요인은 아니더라도 여러 요인 중 하나일 것으로 생각된다.
이에 우리 기업에서 AX를 추진할 타당성이 있는지를 내부적으로 검토하고 사전 판단하기 위해 몇 가지 조사용 질의서를 공유한다.

 

1. 업무 프로세스 자동화 및 효율성 (10항목)

* 단순 반복 업무를 AI로 대체하여 실질적인 시간 절감이 가능한지 확인

• 매달 반복되는 전표 입력, 비용 정산 등 수기 작업의 비중이 30% 이상인가?
• 각종 계약서, 증빙 서류의 데이터 추출 및 분류에 과도한 시간이 소요되는가?
• 사내 규정이나 복리후생에 대한 반복적인 임직원 문의가 업무 흐름을 방해하는가?
• 급여 계산, 연차 관리 등 인사 행정 업무의 자동화가 시급한가?
• 회의록 작성 및 공유 업무를 자동화할 경우 주당 몇 시간의 절감이 예상되는가?
• 법인카드 및 비용 지출 패턴을 분석하여 이상 징후를 탐지할 필요가 있는가?
• 자산 관리(PC, 비품 등)의 이력 추적 및 교체 주기 관리가 수동으로 이루어지는가?
• 외부 공문이나 이메일 분류 및 담당자 배정에 AI를 활용할 수 있는가?
• 채용 시 이력서 스크리닝 및 적합도 판단에 AI를 도입할 의사가 있는가?
• 현재의 관리 프로세스가 인원 증가 시에도 선형적으로 확장 가능한 구조인가?

2. 데이터 관리 및 품질 (10항목)

* AI가 학습하고 판단할 수 있는 관리 데이터의 준비 상태를 점검

• 회계, 인사, 총무 데이터가 서로 연동되지 않고 파편화되어 있는가?
• 사내 문서(규정집, 매뉴얼)가 최신 버전으로 디지털화되어 관리되고 있는가?
• 과거의 비용 집행 데이터가 미래 예산 편성의 근거로 활용되고 있는가?
• 부서별로 서로 다른 데이터 양식을 사용하여 취합에 어려움이 있는가?
• 데이터 입력 오류(Human Error)로 인한 재작업 발생 빈도는 어느 정도인가?
• 직원의 기술 스킬(Skill-set)이나 경력 데이터가 체계적으로 축적되고 있는가?
• 사내 지식(Know-how)이 개인의 PC에만 머물러 있지 않고 공유되는가?
• 비정형 데이터(이미지, 음성, 텍스트)를 정형 데이터로 변환할 계획이 있는가?
• 데이터의 생명 주기(생성-보관-폐기)에 대한 관리 기준이 명확한가?
• 실시간 경영 지표(Dashboard)를 생성하기 위한 기초 데이터가 확보되었는가?

 

3. 재무 및 자원 최적화 (10항목)

* 비용 관리와 자원 배분의 최적화 측면에서 타당성을 검토

• AI 기반의 수요 예측을 통해 구매 시점을 최적화할 필요가 있는가?
• 현금 흐름(Cash Flow) 예측에 AI 모델을 도입하여 유동성 리스크를 줄일 수 있는가?
• 세무 리스크(세무조사 대응 등) 방지를 위한 사전 필터링 시스템이 필요한가?
• 외주 업체 선정 및 단가 비교 시 AI를 통해 최적의 파트너를 추천받을 수 있는가?
• 사무 공간 및 에너지 사용(전기, 냉난방) 데이터를 분석하여 관리비를 절감할 수 있는가?
• 직원들의 초과 근무 패턴을 분석하여 적정 인력 배치를 제안받을 수 있는가?
• 사내 복지 제도의 이용률을 분석하여 선호도가 낮은 항목을 정리할 수 있는가?
• 구독 서비스(SaaS) 등 고정비 지출의 중복이나 낭비 요소를 AI가 찾아낼 수 있는가?
• 매출 채권의 회수 가능성을 AI로 등급화하여 관리할 필요가 있는가?
• AX 도입 비용 대비 연간 관리 운영비 절감 목표가 20% 이상인가?

 

4. 보안 및 컴플라이언스 (10항목)

* 법적 리스크 관리와 정보 보안 관점에서의 타당성을 점검

• 개인정보 보호법 준수를 위한 데이터 마스킹 자동화가 필요한가?
• 내부 고발이나 부정행위를 감지하기 위한 데이터 모니터링 체계가 있는가?
• 생성형 AI 사용 시 사내 기밀 정보가 외부로 유출되지 않도록 차단 장치가 있는가?
• 계약서의 독소 조항이나 법적 위반 사항을 AI가 1차 검토하도록 할 계획인가?
• 부서별 데이터 접근 권한(Role-based Access) 관리가 자동화되어 있는가?
• AI 솔루션 도입 시 보안 인증(ISO 27001, SOC 2 등) 여부를 필수 조건으로 하는가?
• 정부의 AI 가이드라인(AI 윤리, 안전)에 대한 대응 준비가 되었는가?
• 감사(Audit) 대응을 위한 모든 관리 활동의 로그(Log)가 기록되고 있는가?
• 클라우드 기반 관리 툴 사용에 대한 전산 보안 정책이 수립되었는가?
• AI 모델의 결정 근거를 설명(XAI)해야 하는 법적 요건이 해당 업종에 존재하는가?

 

5. 조직 변화 및 인적 자원 관리 (10항목)

* 관리 부서의 역할 변화와 직원의 적응도를 검토

• 관리 부서가 단순 지원을 넘어 '데이터 분석 부서'로 전환할 준비가 되었는가?
• 직원들의 AI 도구 사용 능력(리터러시) 수준이 업무 수행에 충분한가?
• AI 도입으로 여유가 생긴 시간을 어떤 핵심 업무에 재배치할 것인가?
• 성과 평가 시스템에 AI를 도입하여 공정성 논란을 해소할 계획이 있는가?
• 직원의 이탈 징후(퇴사 예측)를 AI로 미리 감지하여 대응할 필요가 있는가?
• 사내 AI 교육에 필요한 온보딩 가이드와 매뉴얼이 준비되어 있는가?
• 관리 부서 내에 AI 프로젝트를 리딩할 'AI 챔피언(CAIO 등)'이 지정되었는가?
• AI 도입에 따른 직무 기술서(Job Description)의 업데이트가 계획되었는가?
• 원격 근무 및 유연 근무 환경에서 AI를 통한 업무 몰입도 관리가 필요한가?
• 경영진뿐만 아니라 관리 실무자들이 AX를 자신의 성장을 위한 기회로 보는가?